Виды электронного документооборота

Виды электронного документооборота

Система электронного документооборота разработана с целью оптимизации делопроизводства на предприятии путем перевода всех документов в электронный формат. Основная задача ЭДО состоит в том, чтобы избавить сотрудников от лишней бумажной работы и помочь руководителю организовать контроль исполнения его поручений.

Большинство организаций давно отказались от бумажного делопроизводства в пользу систем электронного документооборота. Работа с оцифрованной документаций значительно снижает нагрузку на секретариат и бухгалтерию и, следовательно, упрощает работу с клиентами и поставщиками.

Какова польза от внедрения ЭДО

Переход на работу с документами в цифровом формате несет ряд положительных изменений в деятельности организации:

  • существенно сокращаются затраты на услуги курьеров, канцелярские товары, особенно бумагу, скоросшиватели, комплектующие и расходники для принтеров и т.д.;
  • появляется возможность архивирования в электронном виде, увеличивается скорость поиска нужного документа;
  • у руководителя отпадает необходимость личного присутствия при подписании деловых бумаг. ЭДО позволяет ставить под документом цифровую подпись, что можно сделать, находясь далеко от офиса. Главное условие — чтобы был интернет;
  • автоматизация процесса делопроизводства становится более эффективной благодаря тому, что экономится значительное количество времени, которое в привычной офисной жизни тратится на поиск, распечатывание и подписание необходимых документов.

внедрение ЭДО

Основные функции системы электронного делопроизводства

Функционал ЭДО достаточно широк, цифровизация документооборота поможет сконцентрировать всю бумажную работу внутри одной программы и позволит:

  • регистрировать входящую/исходящую корреспонденцию и отслеживать дальнейший процесс их движения по исполнителям;
  • давать поручения, контролировать ход исполнения и историю взаимодействия соисполнителей;
  • создавать рабочие базы данных, справочники;
  • работать по готовым шаблонам и редактировать документы;
  • получать и отправлять их в электронном формате;
  • вносить нормативно-правовую базу и пользоваться ею.

функции ЭДО

Система ДОУ позволяет обработать огромный объем информации и работать со всеми видами корреспонденции, входящими в номенклатуру дел организации, а также документами по следующим направлениям:

  • управленческие;
  • распорядительные;
  • налоговые;
  • бухгалтерские;
  • архивные;
  • кадровые и др.

Еще одно преимущество системы ЭДО — возможность организовать не только внутренний обмен электронными документами, но также переписку с внешними адресатами.

Самые свежие новости медицины на нашей странице в Вконтакте

Оставить комментарий

Вы можете использовать HTML тэги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>